POLITIKA OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV V ADVOKÁTSKEJ KANCELÁRII

Pri poskytovaní právnych služieb nevyhnutne potrebujeme spracúvať Vaše osobné údaje. Ochrana Vašich osobných údajov je pre nás veľmi dôležitá, preto na jej zabezpečenie robíme maximum. V tejto súvislosti si Vás nižšie dovoľujeme informovať o všetkých potrebných informáciách o spracúvaní osobných údajov, predovšetkým o tom, aké osobné údaje spracúvame, na základe akých dôvodov, aké práva ako dotknutá osoba máte a iné dôležité informácie týkajúce sa spracúvania Vašich osobných údajov.

Pri spracúvaní Vašich osobných údajov sa riadime predovšetkým Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenia o ochrane údajov) (ďalej len „GDPR“), ako aj so zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákon“), Zákonom o advokácií ako aj ďalšími predpismi. Zároveň pri ich spracúvaní dodržiavame aj Kódex správania prijatý Slovenskou advokátskou komorou, ktorý bližšie vysvetľuje spracúvanie osobných údajov advokátmi.

I. Identifikácia a kontaktné údaje prevádzkovateľa

Podľa platných právnych predpisov upravujúcich ochranu osobných údajov má pri spracúvaní osobných údajov postavenie prevádzkovateľa:

MALICH advokátska kancelária, s.r.o.
IČO: 47 256 991
IČ DPH: SK2120004755
so sídlom Dunajská 25, 811 08 Bratislava

(ďalej len „prevádzkovateľ“)

II. Dotknutá osoba

Dotknutou osobou je osoba, ktorej osobné údaje sú spracúvané v súvislosti s poskytovaním právnej pomoci na základe Mandátnej zmluvy uzatvorenej s klientom Prevádzkovateľa, ako aj osoba, ktorej osobné údaje sú spracúvané z dôvodu, že takéto spracúvanie je nevyhnutné pre výkon povolania advokáta v zmysle zákona č. 586/2003 Z.z. o advokácií a o zmene a doplnení zákona č. 455/1991 Zb. o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákon o advokácii“).

III. Účely spracúvania osobných údajov a právny základ spracúvania osobných údajov

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje dotknutej osoby na nasledovné účely:
  1. Výkon povolania prevádzkovateľa ako advokáta v súlade so zákonom č. 586/2003 Z.z. zákon o advokácii v znení neskorších právnych predpisov (ďalej len „zákon o advokácii“).

    Právnym základom spracúvania je čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR v spojení s § 18 ods. 6 Zákona o advokácii, a to v rozsahu nevyhnutnom na dosiahnutie tohto účelu.

    Súvisiace právne predpisy: zákon o advokácii, Advokátsky poriadok, zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov (ďalej len „Občiansky zákonník“), zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších právnych predpisov (ďalej len „Obchodný zákonník“).

  2. Zabezpečenie súladu s právnymi predpismi a predpismi Slovenskej advokátskej komory.

    Právnym základom spracúvania je čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia v súvislosti s plnením zákonnej povinnosti, oprávnený záujem advokátov alebo tretích strán podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR, verejný záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. e) GDPR resp. obhajovanie právnych nárokov podľa čl. 9 ods. 2 písm. f) GDPR, a to v rozsahu nevyhnutnom na dosiahnutie účelu spracúvania.

    Súvisiace právne predpisy: zákon o advokácii, Advokátsky poriadok, Zákon č. 297/2008 Zúz. o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu a o zmene a doplnení niektorých zákonov, zákon č. 583/2008 Zúz. o prevencii kriminality a inej protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov, GDPR.

  3. Výkon iných ako právnych služieb

    Právnym základom spracúvania je čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR, a plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR v rozsahu nevyhnutnom na splnenie tohto účelu.

    Súvisiace právne predpisy: zákon č. 5215/2016 Z.z. o registri partnerov verejného sektora a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon č. 305/2013 Z.z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (Zákon o e-Governmente) v znení neskorších predpisov, zákon č. 116/1990 Zb. o nájme a podnájme nebytových priestorov v zenní neskorších predpisov, Občiansky zákonník, Obchodný zákonník.

  4. Ochrana oprávnených záujmov (vrátane monitorovania priestorov na účely ochrany majetku a zdravia)

    Právnym základom spracúvania je oprávnený záujem advokáta prípadne tretích strán podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR v rozsahu nevyhnutnom na splnenie tohto účelu.

    Súvisiace právne predpisy: Občiansky zákonník, Obchodný zákonník, GDPR, zákon č. 300/2005 Z.z. Trestný zákon v znení neskorších predpisov, zákon č. 301/2005 Z.z. Trestný poriadok v znení neskorších predpisov, zákon č. 160/2015 Z.z. Civilný sporový poriadok v znení neskorších predpisov, zákon č. 161/2015 Z.z. Civilný mimosporový poriadok v znení neskorších predpisov, zákon č. 162/2015 Z.z. Správny súdny poriadok v znení neskorších predpisov, zákon č. 71/1967 Zb. o správnom konaní (správny poriadok) v znení neskorších predpisov, zákon č. 372/1990 Zb. o priestupkoch v znení neskorších predpisov

  5. Archívne účely vo verejnom záujme, štatistické účely, účely historického a vedeckého výskumu

    Právnym základom spracúvania je čl. 89 GDPR

    Súvisiace právne predpisy: GDPR, Zákon č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov.

  6. Personalistika a mzdy

    Právnym základom spracúvania je 6 ods. 1 písm. c) GDPR, oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR, plnenie zmluvy podľa čl.6 ods. 1 písm. b) GDPR a vo vzťahu k osobitným kategóriám osobných údajov môže ísť o dodatočné podmienky podľa čl. 9 ods. 2 písm. b) GDPR

    Súvisiace právne predpisy: zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov, zákon o advokácii, zákon o sociálnom poistení, zákon o zdravotnom poistení, zákon o starobnom dôchodkovom poistení a ostatné osobitné právne predpisy v oblasti pracovného práva

  7. Účtovné a daňové účely

    Právnym základom spracúvania je 6 ods. 1 písm. c) GDPR (plnenie zákonnej povinnosti)

    Súvisiace právne predpisy: osobitné právne predpisy v oblasti správy daní a účtovníctva

  8. Korešpondencia a evidencia pošty

    Právnym základom spracúvania je 6 ods. 1 písm. c) GDPR (plnenie zákonnej povinnosti), 6 ods. 1 písm. f) GDPR (oprávnený záujem prevádzkovateľa)

    Súvisiace právne predpisy: zákon o advokácii, Advokátsky poriadok, Zákon č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov, zákon č. 305/2013 Z.z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente)

IV. Kategórie spracúvaných osobných údajov

Osobné údaje dotknutej osoby (klientov, protistrany klienta, zamestnancov a iných dotknutých osôb) spracúvame v rozsahu, ktorý je nevyhnutný pre poskytovanie právnych služieb (tzn. meno, titul, priezvisko, rodné priezvisko, rodné číslo, adresa trvalého pobytu, e-mailová adresa, dátum narodenia, pracovisko, telefonický kontakt).

V. Doba spracúvania osobných údajov

Osobné údaje dotknutej osoby uchovávame najviac po dobu, potrebnú na dosiahnutie účelu, na ktorý sa osobné údaje spracúvajú pokiaľ všeobecne záväzný právny predpis neustanovuje, aby sa osobné údaje spracúvali po dlhšiu dobu. Pri uchovávaní osobných postupujeme v súlade s Uznesením predsedníctva Slovenskej advokátskej komory č. 29/11/2011.

Jednotlivé kategórie osobných údajov dotknutej osoby uchovávame nasledovne:

  1. Osobné údaje klientov spracúvame po dobu trvania mandátnej zmluvy príp. dohody, uzatvorenej s našou advokátskou kanceláriou.
  2. Osobné údaje dotknutej osoby udelené na základe súhlasu spracúvame po dobu platnosti tohto súhlasu resp. do jeho odvolania dotknutou osobou.
  3. Účtovné doklady uchovávame podobu 10 rokov nasledujúcich po roku, v ktorom došlo k zániku mandátnej zmluvy príp. dohody v súlade so zákonom o účtovníctve.
  4. Osobné údaje spracúvané na základe zákona o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu uchovávame po dobu 5 rokov od zániku zmluvného vzťahu s klientom.
  5. Osobné údaje spracúvané na základe oprávneného záujmu, uchovávame po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu spracúvania, najdlhšie však po dobu 10 rokov.

Ďalej v zmysle zákona o advokácii sa na advokátov resp. advokátske kancelárie vzťahujú stavovské predpisy v zmysle ktorých existujú určité okolnosti, ktoré predlžujú naše dobu uchovávania osobných údajov, dotknutých osôb alebo ktoré bránia v skartácií niektorých dokumentov.

Ide o nasledovné prípady:

  1. Skartácii nepodliehajú protokoly klientskych spisov a menoslov klientskych spisov, klientsky spis alebo jeho časť, ktorú je advokát povinný odovzdať štátnemu archívu, klientsky spis, pokiaľ je vedené akékoľvek konanie pred súdom, orgánom štátnej správy, orgánmi činnými v trestnom konaní alebo Slovenskou advokátskou komorou, ktoré obsahovo súvisí s obsahom klientskeho spisu alebo predmetom ktorého bolo konanie alebo opomenutie advokáta pri poskytovaní právnej pomoci.
  2. Skartačná lehota klientskeho spisu je 10 rokov a plynie odo dňa, keď sú splnené všetky podmienky pre uloženie spisu do archívu.
  3. Klientsky spis, v ktorom sa nachádzajú originály listín odovzdaných advokátovi klientom nie je možné skartovať.

VI. Prenos osobných údajov mimo Európskej únie

Prenos osobných údajov do tretej krajiny mimo Európskeho hospodárskeho priestoru alebo medzinárodnej organizácie neuskutočňujeme.

VII. Automatizované rozhodovanie o Vašich osobných údajoch

Osobné údaje dotknutej osoby nebudú použité na automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania.

VIII. Práva dotknutej osoby:

Právo na informovanie
V prípadoch kedy spracúvame Vaše osobné údaje, máte právo na informovanie ohľadom účelov spracúvania osobných údajov, o kategóriách spracúvaných osobných údajov, o príjemcoch týchto osobných údajov, o dobe uchovávania osobných údajov, o Vašich právach ako dotknutej osoby, o pôvode osobných údajov ako aj o automatizovanom rozhodovaní.

Právo odvolať súhlas
V prípadoch kedy spracúvame Vaše osobné údaje na základe Vášho súhlasu, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Súhlas môžete odvolať elektronicky prostredníctvom našej e-mailovej adresy, písomne oznámením o odvolaní súhlasu alebo osobne v sídle prevádzkovateľa.

Právo na prístup k osobným údajom
Ako dotknutá osoba máte právo na poskytovanie kópií osobných údajov, ktoré o Vás máme k dispozícii, ako aj na informácie o tom, akým spôsobom používame Vaše osobné údaje. Vaše osobné údaje Vám budú poskytnuté v písomnej listinnej forme za predpokladu, že nepožadujete iný spôsob ich poskytnutia. Ak ste o poskytnutie takýchto informácií požiadali elektronickou formou, poskytneme Vám tieto informácie elektronicky.

Právo na opravu
Prevádzkovateľ prijíma primerané technické a organizačné opatrenia, aby zabezpečil presnosť, úplnosť a aktuálnosť informácií, ktoré o Vás uchovávame. V prípade, ak si myslíte, že údaje, ktorými disponujeme sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne, máte právo, aby sme tieto informácie upravili, doplnili alebo aktualizovali.

Právo na výmaz osobných údajov (právo na zabudnutie)
Máte právo požadovať vymazanie Vašich osobných údajov v prípade, ak osobné údaje, ktoré sme získali už viac nie sú potrebné pre plnenie účelu, na ktorý sme ich od Vás získali. Toto právo však nie je absolútne a je ho potrebné posúdiť z pohľadu relevantných okolností. V prípadoch, kedy máme právne a regulačné povinnosti uchovávať aj naďalej osobné údaje, nebudeme môcť Vašej žiadosti vyhovieť.

Právo na obmedzenie spracúvania
Za určitých okolností ste oprávnený od nás požadovať, aby sme prestali používať Vaše osobné údaje, napríklad v prípadoch, kedy si myslíte, že spracúvané osobné údaje môže byť nesprávne, nepresné alebo ich už nepotrebujeme ďalej spracúvať.

Právo na prenosnosť osobných údajov
Máte právo požadovať prenos Vašich osobných údajov, ktoré ste nám poskytli na inú tretiu stranu podľa Vášho výberu . Toto právo platí iba pre tie osobné údaje, ktoré sme od Vás získali na základe súhlasu alebo na základe zmluvy, ktorej ste jednou zo zmluvných strán.

Právo namietať
Máte právo namietať spracúvanie osobných údajov. V prípade, ak si myslíte, že nemáme oprávnený dôvod na spracúvanie osobných údajov a Vy podáte voči tomu námietku, nebudeme Vaše osobné údaje ďalej spracúvať okrem prípadu, ak pre spracúvanie vzniknú závažné dôvod hodné ochrany, ktoré budú prevažovať nad Vašimi záujmami, právami a slobodami alebo ak spracúvanie slúži uplatneniu, výkonu alebo obhájeniu právnych nárokov.

Právo podať sťažnosť
V prípade, ak sa domnievate, že došlo k porušeniu Vašich práv týkajúcich sa ochrany osobných údajov, môžete podať sťažnosť na dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, tel. číslo: +421/2/3231 3214, e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk, https://dataprotection.gov.sk.

V Bratislave dňa 14.12.2020